เคล็ดลับการบริหารเวลาแบบประธานาธิบดี (Eisenhower Box)

0
227

ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight Eisenhower เคยกล่าวว่า คนเรามักมีตรรกะการทำงานหรือจัดการแบบแปลกๆ คือ “อะไรที่สำคัญ เรามักจะไม่ทำแบบเร่งด่วน” แต่ในขณะเดียวกัน “อะไรที่ไม่ค่อยสำคัญ เรามักจะทำมันแบบเร่งด่วนแทน” ด้วยตรรกะการทำงานในแบบแปลกๆ นี้เอง ทำให้เราเสียเวลาอย่างมากไปกับเรื่องยิบย่อย และไม่สามารถสร้างผลิตผลจากการทำงานจากเวลาที่มีได้เท่าที่ควร

“แล้วทำไมเราจึงยังมัวเสียเวลาไปกับเรื่องไม่เป็นเรื่องอีกล่ะ?”

ด้วยหลักคิดที่มองเห็นปัญหาอย่างทะลุปรุโปร่งนี้เอง นอกจาก Dwight Eisenhower จะได้รับตำแหน่งประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาแล้ว ยังได้รับการยกย่องเป็นหนึ่งในต้นแบบของผู้ที่ “บริหารเวลา” ได้อย่างยอดเยี่ยมที่สุดในประวัติศาสตร์คนหนึ่งอีกด้วย

วันนี้เราจะไปทำความเข้าใจกับ Eisenhower Box หลักการบริหารเวลา เพื่อการทำงานอย่างมีผลิตผลและประสิทธิภาพที่สุดกันครับ

หลักคิดของ Eisenhower คือการ “ลำดับความสำคัญ” ของงานแต่ละงานที่ต้องทำในชีวิตประจำวัน เริ่มจากการ List มาให้ได้ก่อนว่า วันนี้เรามีงานอะไรต้องทำบ้าง เช่น ทำงาน, อ่านหนังสือ, ทำงานบ้าน, ประชุม ฯลฯ โดยจุดสำคัญคือต้องทำความเข้าใจ และคัดแยกได้ว่า งานไหนมีคุณสมบัติตรงกับกรอบใด ซึ่งจะทำให้เรารู้ได้ทันทีว่าจะต้องทำอะไรบ้าง และงานไหนบ้างที่ไม่จำเป็นต้องทำกับเวลาที่มีอยู่ ลองไปดูแต่ละกรอบกันเลยครับ

1. เร่งด่วน + สำคัญ = ทำเลย!!

ไม่ได้มีอะไรซับซ้อนสำหรับกรอบนี้ ถ้าเรื่องที่คุณต้องทำเป็นเรื่องเร่งด่วน แล้วยังเป็นเรื่องสำคัญด้วย แล้วมัวรอช้าอะไรอยู่ ทำมันซะเลยสิ!! เพราะคำจำกัดความของคำว่าเร่งด่วนมันบอกตั้งแต่แรกแล้วว่า เรื่องดังกล่าวเป็น “First Priority” ที่คุณต้องทำก่อน ในขณะเดียวกันยิ่งเป็นเรื่องสำคัญด้วย หมายความว่ามันจะส่งผลกระทบต่อชีวิตคุณด้วยหากไม่ทำมัน ซึ่งคนเรามักจะชอบมองข้ามงานในกรอบนี้อยู่เสมอ ทำให้เวลายิ่งเร่งด่วนกว่าเดิม เมื่อเราค้นพบว่าลืมงานในกรอบนี้ไป

2. ไม่เร่งด่วน + สำคัญ = วางแผน

งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน จะกลายเป็นงานเร่งด่วนที่เป็นปัญหากับตัวคุณได้ หากไม่รู้จักการลำดับความสำคัญ และการวางแผน กำหนดเวลาที่จะทำให้ดี ทางที่ดีคือคุณควรจะ List รายการงานต่างๆ ในแต่ละวันออกมาให้เรียบร้อยก่อน จากนั้นจึงลำดับว่าอันไหนควรทำก่อนหลัง จึงจะสามารถจัดเรียงเวลาที่จะทำได้อย่างเหมาะสม และทำให้การทำงานเป็นไปได้อย่างลื่นไหล

3. เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = ควรเลี่ยงความสนใจ

งานในกรอบนี้เป็นตัวที่กินเวลาในการทำงานของคุณมากที่สุด หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็น “สิ่งรบกวน” ก็ว่าได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนส่ง Message มา เราก็มักจะติบข้อความเหล่านั้นทันที หรือ Notification ของ Facebook เด้งมาเมื่อไหร่ เราก็คลิกเข้าไปดูทันที ซึ่งเดิมทีมันอาจจะใช้เวลาน้อย แต่เมื่อมากขึ้น บ่อยขึ้น งานในกรอบนี้ก็จะกินเวลาของคุณไปมากมายอย่างไม่รู้ตัวเลยทีเดียว เพราะฉะนั้นถ้าเป็นไปได้ จงเลี่ยงความสนใจจากมันซะ หรือพยายามมอบหมายงานประเภทนี้ให้เพื่อนช่วย ก็จะแบ่งเบาความรบกวนไปได้มากทีเดียว

4. ไม่เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = ไม่ต้องทำ

ถ้างานดังกล่าวไม่ได้เร่งว่าต้องทำภายใน 5 นาทีนี้ 1 ชั่วโมงนี้ วันนี้ หรือ เดือนนี้ และยังไม่สำคัญต่อชีวิต ไม่ได้ทำให้คุณเก่งขึ้น รายได้มากขึ้น ไม่ได้ช่วยอะไรให้ชีวิตของคุณดีขึ้น งั้นก็ไม่ต้องทำสิ! จะทำให้เวลาของคุณน้อยลง แทนที่จะทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนทำไม? อย่างไรก็ตาม งานในกรอบนี้มักจะเป็น “การพักผ่อน” ตามอัธยาศัย ซึ่งบางทีแล้ว คุณก็ต้องการมันไม่แพ้กัน เพราะฉะนั้นงานนี้จึงเป็นอย่างสุดท้ายที่คุณจะทำในแต่ละวัน เมื่ออยู่ในเวลาพักผ่อน เวลาว่างของตัวเองแล้วเท่านั้น

Reference : Eisenhower Matrix

Facebook Comments
SHARE
Teedanai Cholvatanapong
จบเศรษฐศาสตร์ มศว แต่ใจรักงานสาย Creative จึงผันตัวมาเป็น Content Creator ในปัจจุบัน ยึดถือคำพูดที่ว่า "ถ้าคุณสามารถล้มเหลวในสิ่งที่ไม่ชอบได้ ทำไมถึงไม่ลองทำในสิ่งที่ชอบดูล่ะ"